Durante la rutina diaria se tienen varias tareas que realizar entre la oficina y los asuntos personales, y es probable que algunas te tomen más tiempo que otras en realizarlas, sin embargo hay un número de actividades que quedan sin realizarse causando estrés y complicaciones que pueden costar la pérdida de un buen negocio o un buen cliente.
El dueño de negocio se enfrenta cada día al reto de no tener quien le supervise sus obligaciones laborales y este puede ser un arma de doble filo, si no están claras las prioridades y que es importante hacer para que todo continúe funcionando con éxito.
Las listas de verificación o check list, como se le conoce, son una herramienta eficaz que permite organizar de manera simple y sencilla las actividades, clasificarlas y dar seguimiento, esto te ayudará a darle cumplimiento a lo que tienes que hacer.
Stephen Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectivas”, describe el poner primero lo primero como el tercer hábito e invita a ser coherentes con los objetivos propuestos y las acciones para alcanzarlos, esto quiere decir, que en tu lista de tareas los asuntos importantes no pueden estar ocupando otro lugar que no sea el puesto número 1.
Cultivar este hábito te evitará organizar tu día por urgencias que pudieron preverse trabajando en las acciones importantes, con la realización de una lista de verificación podrás organizar tus acciones del día, las reuniones, llamadas, entregas de informes, seguimientos en orden de importancia.
Luego que tengas claro cuáles son las prioridades del día, clasifica cuales son importantes y urgentes, ya que es muy común abrumarnos al ver tantas cosas por realizar, pero si segmentas por categorías tu check list será más sencillo salir de los pendientes.
Después simplifica esta lista, clasificando por grupo las actividades, por ejemplo, si dentro de tu check list para hoy debes hacer varias llamadas telefónicas, responder algunos correos electrónicos y hacer unas visitas puntuales, lo recomendable es destinar un tiempo para que lo realices por grupos.
Simplificar de manera efectiva la lista de tareas hará que resulte más fácil ejecutarlas de manera inmediata, es decir, aparta un tiempo para realizar todas las llamadas del día y otro momento para responder correos electrónicos.
Esta herramienta la puedes utilizar también para estandarizar y verificar procedimientos dentro de tu empresa para reducir el margen de error y minimizar costos, ya que tus empleados tendrán a la mano una lista que les permite verificar la ejecución de los pasos o acciones a seguir para que un proceso concluya y entregar un producto final de calidad al cliente, además puedes observar cuando una tarea no fue concluida correctamente.
Cualquiera que sea la herramienta que utilices para mejorar tus resultados lo principal es mantener el enfoque en los objetivos del negocio e identificar cuáles son las tareas importantes que debes empezar a realizar para alcanzarlos y por último elegir un método que te apoye a dar cumplimiento a cada una de ellas.
