Para todo empresario es importante manejar ciertas informaciones con discreción y confidencialidad. De esta manera se mantiene un excelente nivel de confianza con los clientes y proveedores, se protege la reputación de la empresa o marca, y se asegura el cumplimiento de las responsabilidades legales.
La confidencialidad ha sido definida por la Organización Internacional de Estandarización (ISO) en la norma ISO/IEC 27002 como «garantizar que la información es accesible sólo para aquellos autorizados a tener acceso».
La amenaza de la seguridad de la información es un motivo de preocupación que afecta a nivel digital y también repercute en el manejo de documentos impresos. Sin embargo, existen procedimientos y técnicas que pueden ayudar a asegurar la información confidencial.
Primero, procura educar a tus empleados sobre la importancia de salvar la confidencialidad de cierto tipo de informaciones. De esta manera lograrás que manejen la información con prudencia.
Segundo, proporciona las herramientas y materiales de oficina adecuados para mantener la seguridad de los datos, como escritorios, archivos o muebles de oficina con llave, pequeñas cajas de seguridad o puertas y ventanas con cerraduras seguras.
Además, debes tener presente que hay ciertas informaciones que deben manejarse en privado y por tanto es importante contar con un protocolo o normas de accesos a lugares especiales.
Otra solución recomendada es que identifiques todos los datos de carácter personal que residen en tu entorno, algo que suele suceder muy comúnmente si la empresa es pequeña o de carácter familiar. Es recomendable reducir al mínimo el uso, recolección y retención de datos de carácter personal y clasificarlos por el nivel de impacto de la confidencialidad.
Al implementar algunas de estas prácticas puedes reducir en gran medida la posibilidad de que la información confidencial de tu empresa se haga pública.
