Los paquetes de herramientas para tareas de oficina son un aspecto importante a tener en cuenta al momento de decidir en qué software invertir. En este sentido hoy hablaremos de dos tipos que tienen un mundo de ventajas para ofrecer.
El primero se trata de G Suite, un paquete de gestión de soluciones que combina correo electrónico, almacenamiento en la nube, software de productividad, calendarios, presentaciones, procesamiento de datos y más. Nace como una solución para las demandas de diferentes problemas de productividad a la que se enfrentan compañías y organizaciones.
El paquete lo dividen en cuatro aspectos esenciales con dieciocho aplicaciones. Primero conectar, a través de Gmail, Google Calendar, Google Plus y Hangouts tanto chats como llamadas permite la comunicación efectiva entre compañeros de trabajo. Acceder: bien sea a través de Google Drive o el buscador en la nube de Google, permite guardar y encontrar fácilmente tus archivos. Para el manejo de usuarios, dispositivos y datos de forma segura y sencilla están las aplicaciones de control; aquí se encuentra la consola de administración de usuarios, Vault que se encarga de archivar, buscar y exportar información; y crear, para llevar a cabo los proyectos entre los que tenemos editor de texto, hoja de cálculos, aplicaciones para la realización de formularios y encuesta, presentaciones de diapositivas, creación de páginas web a través de Google Sites, creación de apps, anotar y compartir ideas a través de Google Keep y Jamboard, una pizarra digital colaborativa.
Por otro lado tenemos a Microsoft Office, un conjunto de aplicaciones de productividad para el escritorio diseñado para las tareas de la oficina y negocios. Lanzado por primera vez por la corporación de Microsoft en 1990, actualmente puede instalarse en el sistema operativo de Windows, Mac y algunas variantes de Linux.
Entre los programas esenciales se pueden mencionar: Word que es el procesador de palabras, hojas de cálculo en Excel, Power Point para las presentaciones con diapositivas, Access que permite la gestión de bases de datos; One Note un programa especializado para tomar apuntes, ideas, listas de pendientes, sincronizándolas con los dispositivos y que pueden ser compartidas con otros usuarios; Outlook que es la herramienta para e-mail institucionales y gestión de tareas y Publisher, una aplicación utilizada para crear materiales y publicaciones de marketing.
Microsoft Office 365 se trata de un plan por suscripción que permite su instalación en múltiples dispositivos pero se obtiene de manera adicional almacenamiento en la nube a través de OneDrive, minutos de Skype y seguridad avanzada de Outlook.com. Pero también se puede obtener a través de compra única, que tiene como limitantes su instalación en un único ordenador, no se tienen los servicios de almacenamiento y no se actualizan automáticamente.
Para establecer una relación de similitudes y diferencias entre G Suite y Microsoft Office debe compararse con los servicios de la versión de Microsoft Office 365.
Ambas plataformas permiten la creación de documentos, hojas de cálculo, presentaciones y trabajo en equipo, además de que proveen servicios de conferencia y almacenamiento en la nube.
Los precios de G Suite son actualmente más competitivos partiendo del plan básico de $5 dólares por usuario/por mes y con el plan superior para empresas de $25 dólares por usuario/por mes; mientras que Microsoft Office cuanta con una mayor variedad atendiendo a los tipos de usuarios, tanto para el hogar, para fines educativos, o negocios. Dentro de los negocios actualmente cuentan con 7 planes diferentes desde el más básico que parte de $6 dólares por usuario/por mes, hasta $35 dólares por usuario/por mes. Los planes superiores requieren un compromiso anual y los básicos no lo requieren pero pueden ser mucho más económicos de hacerlo.
Resulta difícil determinar en relación al precio si hay uno mejor que otro, pero se definiría a partir de las necesidades mismas de la empresa en aspectos como el presupuesto, cantidad de empleados, necesidades de almacenamiento tanto para el correo como para documentos, accesibilidad, entre otros aspectos importantes.
Sobre otros aspectos vale resaltar que el almacenamiento es importante que va desde 30GB en G Suite, 1TB en Microsoft Office en los planes esenciales, pero que puede llegar a ser ilimitado en el primero.
Sobre las aplicaciones, la ventaja la lleva Office 365 sobre G Suite ya que todas las aplicaciones están disponibles para el uso en escritorio además de en la nube a diferencia de G Suite. Asimismo hay quienes plantean que las aplicaciones de Google suelen ser mucho más básicas que las herramientas de las que dispone los programas equivalentes de Microsoft para escritorio.
Otro punto importante a destacar al momento de decidirse por uno o por el otro y a veces trasciende los costos o las características propias de los programas en si mismos es el de los hábitos en los empleados de la empresa. Considerando el largo historial de los usuarios con el paquete de Microsoft, suele haber una mayor inclinación por trabajar con este, sobretodo en su versión para escritorio, que utilizar aplicaciones equivalentes en la nube. A menos que desde el principio se haya logrado que en el ambiente de trabajo sólo se use aplicaciones accesibles desde el explorador, el guardar los documentos en la nube, y el trabajo en colaboración a partir de ahí, pues, será difícil (más no imposible) lograr de forma exitosa el proceso de migración.
Como una solución frecuente a este último aspecto, realmente o hay restricciones de uso para combinar entre uno y otro, obteniendo la versión para escritorios de Microsoft Office e igual utilizar para los documentos compartidos las herramientas del G Suite. Vale resaltar que trabajan con formatos compatibles de modo que puede abrirse en uno o en otro así como también puede almacenarse en la memoria del equipo como en la nube. Es cuestión de evaluar lo más conveniente para las características y metodología de trabajo de la empresa y sus empleados para analizar de qué forma se puede lograr una mayor productividad y eficiencia en los procesos.
