Elementos vitales para lograr reuniones de trabajo efectivas

julio 31, 2017 | Gerencia

Con mucha frecuencia en las reuniones de trabajo se suele perder mucho tiempo, lo que hace que sean poco efectivas, siendo la falta de organización y la priorización, dos de las principales causantes de esta penuria.

Desde Impulsa Popular te recomendamos considerar los siguientes puntos para tener reuniones de trabajo efectivas:

Lo fundamental para una reunión productiva es establecer reglas, de modo que se delimite la manera en que se tomarán las decisiones, cómo se abordarán la resolución de conflictos, si tendrá un mediador o si harán confrontaciones directas.

Toda reunión debe estar contemplada en  una agenda con fecha, hora y lugar específico. Esta agenda debe ser informada con anticipación a cada uno de los integrantes que serán convocados.

Debe existir un propósito para la reunión. Considerar la razón de la reunión, ya sea informar, decidir sobre algún aspecto o exponer una situación.

Selecciona los participantes que deben asistir a la reunión y revisa al menos dos veces el listado de los convocados. Esto evitará que se te escape una persona clave.

Es importante la puntualidad logística de la reunión desde su inicio, desarrollo y culminación para apreciar el tiempo de los demás.

Comunica las expectativas y el objetivo a los integrantes.

Comprueba la funcionalidad de los equipos a utilizar antes de que inicie la reunión para evitar demoras.

Las reuniones deben tener algunas minutas de trabajo, con la finalidad de documentar las discusiones y las acciones a seguir.

La minuta debe ser circulada en un plazo máximo de 48 horas después de haber concluido la reunión.

Otorga seguimiento a las acciones discutidas en la reunión de trabajo involucrando a las personas.

Toda acción por ejecutar que haya sido discutida en la reunión, debe ser asignada debidamente a un responsable dicha tarea o proyecto.

Como resultado de la reunión debe haberse llegado a algún acuerdo o resolución entre todos y así haber cumplido con los objetivos propuestos.

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