Estandarización de procesos: qué es y su importancia en la digitalización de la empresa

febrero 11, 2021 | Gerencia

Con la digitalización de las empresas se origina el gran desafío de estandarizar los procesos de transformación digital, que permitan a las organizaciones saber cada uno de los procedimientos que se deben poner en marcha para considerarse una empresa digital.

Cuando hablamos de estandarización de procesos se hace referencia a la adopción de un conjunto de normas que permiten que cada proceso de trabajo dentro de la empresa se realice de una misma manera, indistintamente del empleado que esté a cargo de realizar la tarea o la sucursal.

La estandarización de procesos tiene gran importancia en la transformación digital, ya que al adoptar este método se crean patrones sobre actividades y procedimientos de la empresa, garantizando que su ejecución se realice de manera unificada.

Con la estandarización la organización no sólo maximiza sus resultados, sino que también aumenta su rentabilidad y reduce costos innecesarios.

Beneficios

Dentro de los beneficios de estandarizar los procesos en las pequeñas y medianas empresas se destacan:

  • La estandarización garantiza mantener un estándar de calidad en todos los procesos de la empresa.
  • Tener varias sucursales evita perder dinero y clientes, ya que la calidad del servicio y en los productos es el mismo en todas.
  • Se eliminan procesos y actividades innecesarias y se reduce costos.
  • La información se maneja de forma integrada y sistémica.
  • La empresa se embarca en un proceso de mejora continua.
  • La estandarización involucra el desarrollo de conocimiento y nuevas habilidades del personal, promoviendo la capacitación y el crecimiento profesional.
  • Prepara a la empresa en el proceso de transformación digital.

Para la implementación de la estandarización de procesos exitosamente es necesario poner en práctica los siguientes pasos básicos:

Mapea los procesos

Identifica y documenta todo el flujo de trabajo de la empresa, durante el mapeo podrás visualizar los pasos de cada proceso e identificar los cuellos de botella para a partir de allí desarrollar un diagrama de flujo que se adapte a las necesidades de la empresa.

Documenta los procesos

Registra cada uno de los procedimientos y pasos para realizar una tarea o actividad en específico dentro de la empresa, esto debe hacerse para identificar, prevenir y corregir errores que aumentan los costos y afectan la calidad en los procesos.

Involucra al personal

Involucra a todo los miembros de la empresa en el proceso de estandarización, mantenlos informados y comunica cada uno de los logros. Este es un paso fundamental para obtener mejores resultados, ya que los cambios realizados impacta directamente la forma en que venían trabajando, por lo que mantenerlos alineados y comprometidos con el proceso garantiza el éxito del mismo.

Capacitación

Es muy común que luego de iniciar un proceso de transformación digital y de estandarización de procesos se determine la necesidad de mejorar las capacidades y competencias de los empleados, a través de programas de capacitación, para que vayan acorde con el proceso de crecimiento de la empresa.

Recursos tecnológicos

Identifica los recursos tecnológicos, aplicativos y software que requiere tu empresa para llevar a cabo el proceso de estandarización e incrementar la productividad laboral.

Análisis y monitoreo

Como mencionamos en un principio, la estandarización de procesos requiere de una mejora continua y esto requiere realizar análisis y medir los resultados de la estrategia de forma periódica para identificar las oportunidades de mejora en la estandarización.

 

 

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