¿Cómo alinear los departamentos de Ventas y Operaciones?

¿Cómo alinear los departamentos de Ventas y Operaciones?

La falta de planificación genera “cuellos de botella” innecesarios, convirtiéndose en uno de los factores que más afectan el crecimiento del negocio, debido a que sin un plan no es posible tener alineadas las áreas claves en la cadena de producción de tu empresa.

Es muy común que las pymes desarrollen estrategias aisladas de ventas y de producción. Por ende, encontramos problemas, como un alto volumen de inventario en productos que en la actualidad tienen menor demanda en el mercado.

Esto que implica grandes pérdidas para el negocio, debido a que se corre el riesgo de que el inventario se deteriore por permanecer demasiado tiempo en almacén, aumentando el costo de almacenamiento y en algunos casos alcance su fecha de vencimiento.

Para evitar este tipo de situaciones en la empresa, es esencial diseñar un plan de producción alineado con la estrategia comercial del Departamento de Ventas, ya que si se quiere vender más, estas dos áreas deben perseguir un mismo objetivo.

Una manera de alinear los departamentos de Ventas y Operaciones es a través de la implementación de un S&OP (Sales and Operation Planning), una metodología de planificación con la finalidad de conciliar la visión financiera y logística.

El S&OP busca involucrar a todas las áreas de la empresa para integrarlas, en especial la estrategia de marketing con el proceso de administración, mejorando la comunicación interdepartamental, la transparencia, el trabajo en equipo y el proceso de toma de decisiones.

Para implementar la metodología S&OP, es necesario seguir los siguientes pasos:

Previsión 

Se realiza un levantamiento de los datos para poder realizar una proyección estadística con factores externos, como el mercado, los clientes, la competencia, la industria, etc.

Planificación

Luego, esos datos son analizados y evaluados para realizar un plan de proyección y hacer los ajustes de lugar, teniendo en cuenta la demanda del producto y los recursos.

Planificación de suministro 

Se realiza un levantamiento sobre cómo está la capacidad financiera, operativa y de compra de la empresa para determinar los obstáculos o limitantes en cuanto a personal, herramientas de trabajo, recursos económicos, proveedores, operaciones y compras, para ejecutar un plan de suministro. 

Reunión previa de S&OP

En este encuentro previo es importante reunir a los gerentes las áreas de Finanzas, Ventas, Marketing, Operaciones, Logística, Compras y Recursos Humanos, para que juntos analicen y evalúen el impacto financiero de la proyección de la demanda con el plan de suministro.

Reunión ejecutiva de S&OP 

Aquí se analiza el plan final y las recomendaciones que se realizaron en el encuentro anterior para finalmente aprobar el plan de ventas y operaciones que se va a implementar.

Implementación 

Una vez que se haya aprobado el plan, es momento de ejecutarlo e ir midiendo para evaluar los resultados. Esto permitirá hacer los ajustes necesarios para garantizar el éxito del plan.