¿Cómo realizar un proceso de licitación en mi empresa?

mayo 4, 2018 | Gestión

El proceso de licitación para realizar compras en una empresa debe estar bien planificado, basado en estrategias que contemplen varios aspectos, dos de ellos fundamentales: precio y calidad.

Realizar las compras de suministros o materias primas puede suponer un ahorro de recursos para la compañía y también puede ser determinante para el producto o servicio. El primer paso es establecer un plan de compras trimestral o semestral, esto dependerá de los productos o servicios que ofrezca la empresa.

Las pequeñas y medianas empresas deben velar incesablemente por sus gastos, para que las ganancias no se vean mermadas por los egresos. Principalmente, deben mantener un inventario actualizado que permita al departamento de compras saber qué tiene y qué falta. Y claro está, hay que determinar un presupuesto para esto.

Posteriormente, debe analizarse ese presupuesto que tiene la empresa para efectuar estas compras (si es suficiente o no, si debe incrementarse o disminuirse). De la misma manera, se requiere realizar una proyección del gasto de materiales e insumos, tomando en cuenta los meses o años anteriores. Luego de revisar el inventario y tener una proyección del gasto de estos suministros, entonces se realiza el plan de compras.

Por lo general, una empresa construye una carpeta de proveedores de estos materiales antes de lanzar su negocio o producto. Sin embargo, es importante mantenerse al tanto y en la búsqueda de nuevos proveedores que puedan aparecer con mejores ofertas. Esto debe ser una tarea constante del departamento de compras de la empresa.

Existen varios elementos para tomar en cuenta a la hora de buscar y contratar un proveedor. Entre ellos tenemos:

  • Evaluar la importancia del insumo. Si es muy relevante para el desarrollo de nuestros productos o servicios.
  • Analizar su historial o perfil. Es reconocido por su calidad, precio, etc. Capacidad de respuesta, experiencia y ubicación.
  • Comunicación y trato. Un proveedor que no comunica correctamente es probable que haga quedar mal a la empresa y cree agravios indirectamente al negocio.
  • La forma de pago en relación con la entrega de los insumos es importante, algunos proveedores establecen normas claras, otros son menos formales.
  • Logística. Va de la mano a su manera de envío de insumos luego del pago o realización de la orden de compra. Se debe considerar muy bien la logística del proveedor para enviar los insumos y los medios que utiliza.

Ya visto este proceso, desde el punto de vista de la compra, debes llevar a cabo el proceso para conocer las ofertas de los licitantes.

En primer lugar, debe tomarse en cuenta si se hará una licitación precalificada o no. Esto determinará si el proceso será más largo y exhaustivo; o si, sencillamente se optará por la mejor oferta de precio/calidad. Si no se utiliza la precalificación, entonces se puede llamar directamente a licitación. Los proveedores a los que se les convocará con precalificación deben ser informados de las características específicas que se buscan y los documentos requeridos, además del tiempo que tienen para el envío de los mismos. Esto ayuda a obtener empresas mejor calificadas y de mayor calidad, ya que funciona como un filtro. Luego de evaluar los documentos, se procede a la solicitud de licitaciones. La licitación debe ser clara y ajustada a lo que la empresa necesita.

En el análisis de licitaciones se evalúa lo mencionado anteriormente y se califica cada oferta. Posteriormente, se realiza un informe para el departamento de compra para que éste proceda con la mejor opción.

 

 

BOLETÍN INFORMATIVO

Suscríbete para recibir actualizaciones, promociones y tips que serán de tu interés.