A toda empresa le llega su momento de crisis y la mejor forma de estar preparado para saber cómo actuar es contando con un plan de crisis.
Este plan es un documento en el cual se va a plasmar todas las posibles situaciones que pueden traer dificultades a tu negocio y la manera idónea de actuar frente a ellas, indicando las políticas o procedimientos a aplicar en ese momento y quiénes son los actores de implementar esas soluciones dependiendo de la crisis.
Es esencial trabajar en un plan de crisis empresarial, por varios motivos, el primero de ello es que puedes pensar y analizar en tiempos de calma una situación que aún no ha ocurrido y diseñar la mejor manera de responder ante ella, ya que es muy posible no encontrar una respuesta acertada si ya estás con el problema, debido a que la capacidad de análisis está luchando contra emociones de estrés y frustración que no permiten tener una mejor visión del panorama.
Otra razón es que evitarás perder dinero y recursos previendo situaciones críticas para tu negocio y en caso de suceder tienes las herramientas necesarias para dar solución.
Tener un plan de manejo de crisis claro y definido es importante para todo negocio, como lo hemos mencionado, sin embargo, la clave de que se utilice de manera correcta y con éxito radica en comunicar el plan a todo el personal, ya que ellos son los actores principales en las acciones de contención y solución.
Para ello puedes realizar reuniones donde se presente el plan a todo el personal, también puedes crear un comité de manejo crisis, que colabore con la divulgación e implementación del plan.
En situaciones de crisis es esencial informar a la población en general, diseñar estrategias de comunicación que te permitan dar a conocer los detalles de lo ocurrido y qué medidas están tomando al respecto.
Existen cuatro grandes estrategias que utilizan las grandes empresas y que de seguro te será muy útil para tu pyme.
- Estrategia reactiva: cuando hay un suceso crítico solo se informa si la comunidad o los medios de comunicación te lo exigen.
- Estrategia proactiva: este tipo de estrategia te permite controlar la información, ya que la empresa comunica lo que acontece antes de que se le solicite.
- Estrategia accesible: este tipo de estrategia comunicacional te permite ofrecer acceso a la información de lo que acontece con transparencia y abierto al diálogo.
- Estrategia consistente: esta estrategia es muy utilizada ya que la empresa emite mediante un comunicado la información relacionada con lo sucedido.
La era digital provee múltiples herramientas para comunicar de manera ágil la situación de crisis, ya sea a través de las redes sociales de la empresa, el sitio web o con videoconferencias puedes informar a la población en general de manera inmediata. Los comunicados y ruedas de prensa para mantener un contacto con el público externo y compartir las acciones que se están tomando para controlar la crisis son todavía herramientas de trascendentes.
