Muchos piensan que en las reuniones laborales se pierde tiempo y dinero. Sin embargo, si se realizan de manera continua y sus integrantes dan seguimiento a lo planteado, las reuniones pueden ser útiles.
Para que una reunión de trabajo sea efectiva una persona debe tomar apuntes para que lo hablado no quede en el vacío y luego lo remita el resto del equipo.
Ahora bien, ¿cuáles son las técnicas para tomar apuntes en las reuniones? Sencillo. Lo ideal es que utilices bolígrafos de diferentes colores para identificar cada apunte o símbolos que representen cada ítem y debajo colocar la información que corresponda.
Por ejemplo, puedes colocar en tu cuaderno títulos con los siguientes nombres:
–Datos importantes
–Ideas y propuestas
–Enviar a otra persona
–Referencias o cosas a revisar
-Acciones y tareas, y la definición de tiempos y responsables
Es recomendable que las notas se transcriban inmediatamente acabada la reunión porque todavía están frescas y en contexto.
Además, es importante que la persona encargada de tomar los apuntes siempre lleve las anotaciones anteriores a las reuniones, esto con el fin de comprobar si se está cumpliendo lo dicho. No tomes los apuntes por conveniencia, es decir, solo las responsabilidades de tu departamento.
Lo ideal es que tomes todas las tareas con sus responsables para que tengas una visión general del contexto en el cuál se está desarrollando la empresa.
