Logística y montaje de eventos

CONTEXTO

La logística es el conjunto de los medios necesarios para llevar a cabo un fin determinado de un proceso complicado. Llamamos montaje al proceso que se utiliza para ordenar los planos y secuencias de un evento o actividad, de forma que el participante perciba el todo integrado. El objetivo de la logística y la producción en un evento es controlar con eficiencia todos los recursos, de manera que se cumplan los objetivos principales y se cubran las necesidades planteadas.

Hoy día los eventos pueden llevarse a cabo de manera presencial, virtual o una combinación de ambas, en cualquiera de la modalidad escogida se requiere la capacidad de accionar esa logística y montaje para llevar a cabo de manera eficiente dicho evento.

EVENTOS
¿Qué son?
Encontramos diferentes definiciones respecto a este ítem:

Según Antón Shone & Brian Parry los eventos son aquellos fenómenos que surgen de ocasiones no rutinarias y que tienen objetivos de ocio, culturales, personales u organizacionales establecidos de forma separada a la actividad normal diaria, cuya finalidad es ilustrar, celebrar, capacitar, entretener o generar experiencias en un grupo de personas.

Un evento es cualquier acto que tenga planificación al menos en cuanto a espacio y tiempo (lugar, fechas, horas), y que se debe clasificar según una tipología que especifique su naturaleza.

Un evento es una herramienta de marketing, relaciones públicas y comunicación que atiende a distintas clasificaciones.

Eventos son aquellos actos “en vivo” organizados en función de los intereses de una organización, compañía o marca con el fin de trasladar un mensaje determinado a un público concreto para provocar un comportamiento o generar una actitud.

¨El concepto de evento es amplio, porque incluye desde una visita a instalaciones de un reducido grupo de personas hasta la organización multitudinaria de una celebración cualquiera en un pabellón gigante. Tanto aquella como esta tienen en común el contacto directo entre el emisor y el receptor del mensaje, y que la percepción que se extrae de su desarrollo deja una huella más profunda, un recuerdo más permanente, una emoción más aguda, para lo bueno y para lo malo, que ninguna otra herramienta de comunicación¨.

Jesús Echevarría.

Director de Comunicación de Inditex

Un evento transita por diferentes fases:

I. Ideación o Pre-producción

Durante esta fase se harán todos los preparativos previos al evento, siendo el más importante la creación del briefing del evento, también llamado proyecto del evento. Establecemos los objetivos del evento, el perfil del participante, el análisis de necesidades y expectativas, establecimiento del presupuesto aproximado, plan de financiamiento, solicitud de cotizaciones, administración del evento, asignación de responsabilidades y funciones al equipo, plan de comunicación, línea gráfica, se definen los proveedores, entre otros detalles dependiendo del tipo de evento a llevar a cabo.

Definimos persona responsable de coordinar todo el evento y a quien cada coordinador de equipo deberá reportar los avances de cada una de las actividades propuestas, se plantea el cronograma de todas las actividades y sus deadlines, se definen y asignan las tareas, tiempos y responsables. Se establecen los mecanismos de seguimiento al proyecto.

II. Desarrollo o Producción

En esta etapa se desarrolla el plan de acción o de trabajo definido en el briefing. Llevamos a cabo el montaje, es decir, la disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se llevará a cabo el evento y la ejecución que es donde participantes del evento están reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, llevando a cabo las actividades.

III. Evaluación o Post-producción

Aquí hacemos el desmontaje del evento, se retiran todos los materiales y elementos utilizados en la actividad y se evalúan los resultados, observamos si se han logrado los objetivos planteados, cual ha sido el desempeño presupuestal, y el análisis del coste-beneficio esperado. Pedimos retroalimentación a los participantes o enviamos cartas de agradecimiento. Reunión y agasajo al equipo colaborador!

Cada una de las etapas del proyecto posee una vital importancia dentro de su apartado, ya que son interdependientes y el buen desempeño en cada etapa garantiza el éxito no solo del evento en cuestión sino de los venideros.

Tipos de eventos

Los eventos responden a diferentes clasificaciones, ya que varían según el objetivo, de hecho un mismo evento puede cubrir diferentes fines. Lo que debe primar en cada uno de los eventos que realicemos u organicemos debe ser la creatividad y la innovación, si logramos combinar estos aspectos centrándonos en el perfil de los participantes lograremos impregnar a cada uno de nuestros eventos un carácter único y generar una experiencia imborrable en el participante.

Podemos clasificarlos teniendo en cuenta diferentes aspectos como, la audiencia, tipo de admisión, la envergadura o por la duración y programación. Por ejemplo según el tipo de público pueden ser:

• Abiertos: son aquellos que se realizan para todos los públicos sin necesidad de una invitación o entrada, suelen estar organizados en espacios más amplios y con unos fines más comerciales.
• Cerrados: son aquellos organizados para un número específico de asistentes en los que cada uno tiene una invitación, anteriormente enviada por la empresa u organización, y la cual se ha de presentar a la entrada del acto.

 Por tipo de actividad se pueden clasificar en:

• Socioeducativas: fiestas, reunión de organizaciones, acciones de movilización, de bien social, de información a la sociedad civil.
• Deportivas: eventos deportivos y de esparcimiento, al aire libre, de naturaleza y medio ambiente.
• Empresariales y corporativos: reuniones, charlas, presentaciones de productos, seminarios, conferencias, encuentros, congresos y ferias.
• Culturales y de ocio: como festivales, carnavales, patronales, espectáculos y conciertos.
• Espirituales o comunitarios: retiros espirituales, peregrinaciones, cursos de yoga o cenas benéficas.
• Académicos: clases profesionales, entregas de diplomas o fiestas de graduación.
• Políticos: mítines, debates y manifestaciones.
• Educativos: charlas, cursos y congresos.

También se pueden clasificar de acuerdo al ámbito geográfico del evento en: Internacional, Nacional y Regional.

Modalidades
Los eventos son y seguirán siendo una de las mejores formas de comunicación para las marcas, y sus beneficios son significativos: notoriedad y reconocimiento de marca, optimización de relaciones

externas e internas, networking y generación de negocio, entre muchas otras ventajas. Podemos presentar tres clasificaciones básicas de modalidad de eventos:

Presencial: Es el tipo de evento que reúne en un mismo lugar a varias personas, conlleva una logística definida y requiere de la intervención de un mayor número de personas en la producción del mismo.

Características y ventajas

• Generación de confianza: Todos los negocios parten de un sentimiento humano: la confianza. Los eventos presenciales generan confianza hacia la empresa/marca, ya que permiten la interacción con las personas responsables de dar vida a esa solución.
• Es una excelente estrategia para atraer potenciales clientes.
• Engagement: Organizar un evento diseñado específicamente para su organización es un buen modo de mejorar el engagement de su empresa con sus clientes tanto actuales como potenciales, además de generar la confianza interna de los colaboradores al incentivar en ellos la cultura de los embajadores de marca internos.
• Contacto personal con los clientes: los eventos presenciales crean espacios para interactuar con los participantes de manera directa, de esta manera se genera una conexión real, que puede prolongarse en el tiempo, de esta conexión surgen relaciones duraderas y cercanas por la confianza que se crea entre las partes. Este contacto directo te permite afianzar relaciones con clientes actuales y potenciarlas con los prospectos.
• Diversidad: Un evento presencial te permite diseñar una experiencia de usuario más completa, crear un evento original, centrado en la audiencia te permite lograr más engagement entre los asistentes y que ellos sean los que generen ese ruido mediático que puede empujar a tu empresa a un mejor posicionamiento, de forma que sea recordado por más tiempo.
• Networking: permite a los participantes crear relaciones de primera línea entre sí.

Online: Un evento virtual réplica muchos aspectos de un evento tradicional, pero la gran diferencia radica en que los eventos en línea se desarrollan en remoto y no están restringidos a una sola ubicación.

Entre los formatos presenciales que se pueden llevar al mundo online tenemos: Webinars, Conferencias, Congresos, Conciertos, Seminarios web, Cursos online, Reuniones y formación de equipos internos, Entrevistas a expertos con interacción del público, Lanzamiento de producto, Ferias virtuales, Open house, Eventos deportivos, entre otros.

Características y ventajas

• Al no contar con la limitación de la ubicación presencial, permiten a la marca convocar a un público más amplio.
• Los eventos virtuales tienen un coste inferior a los presenciales, tanto para los organizadores como para los asistentes. El coste de la logística y montaje de un evento online puede reducirse en más de un 50% respecto a un evento presencial, además no requiere de traslados u hospedaje por parte de los asistentes e incluso el pago a los facilitadores (speakers, coaches, artistas, etc.) suele ser menor.
• Son medibles, la gran mayoría de las acciones pueden rastrearse para posteriormente analizar y mejorar la estrategia de próximos evento. Las empresas pueden medir el número de asistentes, las entradas compradas, la interacción del público en las redes sociales, los facilitadores que provocaron mayor interacción en la web, el tipo de plataforma usada para comprar la entrada, opinión en tiempo real, etc.
• El asistente puede acceder al contenido tiempo después de manera On demand.

Híbrido: este tipo de evento combina ambos formatos el off line y el online para poder brindar una experiencia más completa a todos los asistentes y así alcanzar a una audiencia más completa. Debe estar diseñado para brindar una experiencia única tanto al participante presencial como al online. Conjuga las ventajas de ambas modalidades.

Formatos

Formatos de evento más populares:

Hay infinidad de formatos que puedes utilizar en tu evento, pero vamos a centrarnos en los más comunes y en los más interesantes. Antes de escoger uno, ten claro a qué publico te diriges y qué

temática es la protagonista de tu programa. Una vez tengas claros estos puntos, puedes elegir el formato que más se adecue a tu actividad:

1. Webinar: este formato reúne a una gran cantidad de personas que pueden estar ubicados en diferentes puntos del planeta, en un seminario de una forma interactiva y atractiva. El webinar funciona como un seminario online en el que los asistentes siguen el contenido desde cualquier dispositivo, e interactúan por el chat.
2. Taller: esta modalidad permite a los participantes aprender haciendo, con la ventaja de tener al facilitador in situ.
3. Congreso: El objetivo principal de un congreso es mantener a los participantes al corriente de las novedades y nuevos acuerdos con relación al tema central, que suele ser profesional. La periodicidad de un congreso puede ser anual o bienal y su duración, en general, varía entre dos y cinco días.
4. Carrera: Las carreras populares son pruebas deportivas de participación o resistencia con una distancia o duración específicas. En numerosas ocasiones este tipo de eventos se utiliza con un interés benéfico.
5. Encuentro «Fandom»: Este formato de evento reúne a los aficionados de una determinada parte de la cultura popular, generalmente llamadas subculturas freak, como la ciencia ficción, el anime y los juegos o series de TV de culto.
6. Feria gastronómica: Este tipo de eventos ofrece una gran variedad de comidas y bebidas, normalmente de diferentes fabricantes, productores o cocineros.
7. Fiesta benéfica: Los eventos benéficos sirven para recaudar fondos para proyectos u ONG´s. Este tipo de formato suele desarrollarse en forma de feria, kermesse, bazar, carreras populares, o alternativas como cenas privadas.
8. Fiestas en la calle: Los eventos en la calle muchas veces se organizan para conmemorar acontecimientos importantes, o celebraciones locales tipo patronales o fiestas del pueblo. Este tipo de eventos son una forma ideal de relacionarse con los vecinos y de crear espíritu de comunidad. ¿El problema? Debes estar especialmente atento a los permisos y regulaciones específicos de cada sector.
9. Festivales: Evento que envuelve diversas expresiones artísticas, generalmente encuentros culturales, que pueden ser sobre cualquier materia. Una serie organizada de conciertos, encuentros culinarios, obras de teatro… y normalmente se desarrollan en el mismo recinto y durante varios días.
10. Hackatón: Cuando llenas una sala con programadores, diseñadores y otros profesionales digitales y les pides que construyan un prototipo en un determinado período de tempo, te encuentras con un hackatón o maratón de programación.
11. Lanzamiento de producto o servicio: estos eventos suelen realizarse en formato de fiesta para mostrar el producto o novedad más reciente de una empresa. En estos eventos hay demostraciones, marcas invitadas y personas importantes, reunidas en torno a un catering para comer y picar para celebrar un éxito o lanzamiento.
12. Networking: Los eventos de networking están dirigidos normalmente a profesionales y tienen como objetivo la creación de contactos y vínculos con empresas y personas del sector especializado al que pertenece tu negocio.
13. Degustación: Al igual que las muestras gratuitas que se encuentran al pasar por los restaurantes, las sesiones de degustación ofrecen una muestra tentadora del sabor que está por venir. Dentro de este formato también podemos incluir las catas de vino o eventos donde el objetivo sea descubrir un producto gastronómico.
14. Torneo: Los torneos pueden tener como protagonistas cualquier tipo de temática y son un tipo de eventos en los que los jugadores compiten, muchas veces ante un público que aumenta según el nivel y el grado de riesgo. Uno de los más famosos es el torneo mundial de póquer, aunque existen muchos torneos de juegos de mesa, juegos en línea y de deportes de competición.

Atendiendo al número de participantes, la clasificación más generalizada para los diferentes tipos de eventos es:

• Mini eventos: entre 35 y 45 participantes
• Evento pequeño: entre 50 y 250 participantes
• Evento mediano: entre 250 y 500 participantes
• Gran evento: entre los 500 y hasta 2.000 participantes
• Mega eventos: más de 2.000 participantes

Montaje

Es la coordinación de todos los elementos de un evento siguiendo el plan definido por un director/coordinador. Para la organización de un evento, es necesario que el responsable indique a todos aquellos que participarán del montaje cuándo, dónde y cómo será este.

Uno de los elementos más importantes del diseño y montaje del evento, es el formato de colocación de mesas y escenarios. Los siguientes parámetros te ayudarán a determinar el espacio que necesitarás:

• Número de invitados, las superficies deben tener la capacidad de alojar a todos tus asistentes de forma cómoda.
• Decoración, si tienes en mente tener algún evento temático, piensa en que el espacio sea suficiente para poner tus adornos e iluminación.
• Proyección, si pretendes realizar alguna presentación visual, verifica que el salón cuenta con el equipo y el espacio para proyectar.
• Para la planeación del montaje debes considerar que el salón sea suficientemente grande para montar un servicio de coffee break y que cuente con: salidas de evacuación, pasillos para moverse libremente y espacios adecuados para personas con discapacidad.
• Los eventos al aire libre, instalaciones deportivas, monumentos históricos requieren permisos especiales de las alcaldías locales, o de la institución gubernamental que gestione ese espacio.

La cantidad de participantes, la forma del local, dimensión del espacio, número de invitados determinan la distribución del montaje. Los más habituales son:

• Estilo auditorio: Este montaje tiene filas a los laterales o en el centro, los asientos están acomodados para que vean directamente a los expositores. Recomendado para congresos.
• Tipo Escuela (Classroom): es usado, principalmente, para conferencias, congresos, capacitaciones o tener sesiones de trabajo. Las mesas ayudan a los asistentes a tomar de forma cómoda sus apuntes, limita la comunicación y distracción entre ellos.
• Exhibición (Exhibition): Es el montaje propio de las ferias. Básicamente es  a través de “stands” o puestos individuales de venta e información.  Requieren espacios diáfanos sin ningún tipo de montaje, ya que son empresas de producción las que dan forma a cada stand.
• Estilo anfiteatro o semicircular: Los niveles elevados permiten una buena visibilidad al presentador y es apropiado para una mayor interacción entre el que preside y sus asistentes, la mesa permite la facilidad de tomar notas.
• Teatro (Theater): En este caso el montaje consiste únicamente en una silla por asistente. Se dirigirá la reunión hacia una mesa imperial (montada en escuela) o un atril. Este tipo de montaje suele utilizarse en reuniones donde el asistente no necesita anotar nada, más que sesiones de trabajo se trata de charlas.

Para eventos pequeños como reuniones, presentaciones o juntas de trabajo, se sugiere usar los siguientes tipos de montajes:

• “U” (U-Shape) o Herradura: Su estructura de tres mesas y un vació en el centro lo hace perfecto para asambleas, coloquios, foros, seminarios o talleres, ya que permite que el presentador se mueva libremente y se dirija de forma directa a los asistentes.
• Mesa Rusa: Este estilo es muy formal y es para grupos muy pequeños, el hueco del centro se usa para poner objetos que necesitan analizarse con detenimiento. La mesa rusa se usa para reuniones de trabajo o para la toma de decisiones de algún proyecto.
• Imperial (Boardroom): Este montaje es adecuado para juntas directivas, reuniones, juntas de trabajo o exposición de proyectos.
• Montaje en banquete (teamworking): Aunque su nombre sea banquete, no siempre significa que deba de haber comida, es popularmente utilizado para el trabajo en equipo y discusión.
• Cabaret: se hace en mesas redondas de banquetes pero dejando libre de todo tipo de material el sitio hacia donde se dirige la reunión ya sea porque hay una presidencia, un atril, un escenario o una proyección, o todo junto.
• Montaje lounge: se utiliza mucho para eventos sociales más relajados y con un ambiente relajado. Se caracteriza por emplear cómodos sillones para dos personas o individuales, puffs y mesas iluminadas, etc.
• Cóctel: este tipo de montaje es práctico para cuando no se tiene un espacio para acoger mesas y la lista de invitados es amplia. Aunque sea un montaje de pie, se recomienda contar con algunos asientos para invitados especiales.
• Espiga: Se utiliza para banquetes grandes, se compone de una mesa presidencial frente a la cual se disponen tableros en sentido oblicuo. Para comidas buffet. Se deben alinear bien las mesas.
• Mesa en Forma de I: consiste en una mesa estrecha y alargada. Para componerla se pueden utilizar uno o varios tableros rectangulares, dependiendo del número de comensales y de las dimensiones y distribución de la sala.
• Montaje en “T”: es una de las formas menos utilizada para cualquier tipo de evento, porque no es fácil de «rellenar» con invitados al tener muchos espacios comunes.
• Montaje en “E” o peine: No deben colocarse invitados enfrentados a la presidencia (parte interior de la U). Apenas se utiliza en la actualidad.

Veamos algunos ejemplos de estos formatos:

Montaje III Feria del libro de los universitarios (Mexico)

DATE 2020, República Dominicana

Les comparto algunos videos de montaje de eventos:

1. Un Vídeo acelerado que resume el montaje y desmontaje de un gran evento en Las Vegas, vía el Event Management Institute: https://bit.ly/2ZaFSRX
2. El montaje en sala de un evento vía Gastronómica Internacional: https://bit.ly/36dFmnN
3. Montaje de una boda vía Tito y Cheo: https://bit.ly/2Zi31lL

Propuesta de valor

La Propuesta de Valor es el factor que hace que un cliente se decante por una u otra empresa; su finalidad es solucionar un problema o satisfacer una necesidad del cliente. Las propuestas de valor son un conjunto de productos o servicios que satisfacen los requisitos de un segmento de mercado determinado.

Una propuesta de valor crea valor para un segmento de mercado gracias a una mezcla específica de elementos adecuados a las necesidades de dicho segmento. Los valores pueden ser cuantitativos (precio, velocidad del servicio, etc.) y cualitativos (diseño, experiencia de cliente, etc.)

Existen una serie de características que hace que una propuesta de valor sea única, a pesar de que puedes estar ofreciendo algo que ya existe en el mercado. Una propuesta de valor debe ser relevante, diferente y creíble, todos nuestros esfuerzos deben estar orientados a resolver ese problema o necesidad de nuestra audiencia, pero es importante que el cliente pueda percibir el esfuerzo que hacemos para lograrlo, ya que de no ser así es muy probable que escojan a la competencia.

Algunas preguntas claves que podemos hacernos al organizar un evento y generar nuestra propuesta de valor para los asistentes:

1. ¿Qué valor proporcionamos a nuestro cliente/colaborador con este evento?
2. ¿Qué problema le ayudamos a solucionar?
3. ¿Qué necesidad le satisfacemos?
4. ¿Cuál es el aporte de nuestro evento al mercado, donde radica la innovación, que haremos diferente?

Segmento | Audiencia al que va dirigido

Los clientes son el centro de cualquier modelo de negocio, ya que ninguna empresa puede sobrevivir durante mucho tiempo si no tiene clientes (rentables), y es posible aumentar la satisfacción de los mismos agrupándolos en varios segmentos con necesidades, comportamientos y atributos comunes.

En este acápite debemos diferenciar los tipos de segmentos para los cuales producimos eventos:

Eventos para segmentos internos: se planifican con tiempo y espacio determinado, algunos son recurrentes, y otros pueden ser temporales o anuales; cumplen con unos objetivos internos que pueden ser la comunicación de valores, informar sobre cambios en la compañía o motivar a los trabajadores, van  dirigidos exclusivamente al público interno, tales como formación o teambuilding, celebraciones, concursos, presentaciones, inauguraciones, convenciones de ventas, workshops y eventos culturales o deportivos.

Eventos para segmentos externos: estas acciones están destinadas específicamente a clientes (tanto actuales como potenciales), proveedores y medios de comunicación, entre otros. Los objetivos pueden ser institucionales o promocionales, como darse a conocer, premiar y fidelizar clientes potenciales o comunicar la imagen de marca, entre otros muchos. Algunos ejemplos más concretos son: Conciertos, congresos, presentaciones, inauguraciones, festivales, workshops y degustaciones, entre otros.

Ya sea para un cliente interno o externo, debemos realizarnos estas preguntas básicas:

1. ¿Cuál es el valor que queremos crear para este segmento?
2. ¿Qué tipo de objetivo quiero alcanzar con este evento especifico?
3. ¿Cuáles temas debo abordar?
4. ¿Qué tipo de ubicación elegiré para este evento?
5. ¿Habrá algún tipo de diferenciación en la experiencia según el perfil?

Objetivos del evento

Al momento de definir los objetivos de un evento es muy importante que los mismos sean medibles cualitativa y cuantitativamente, definir los objetivos con este planteamiento nos permitirá que sea más fácil evaluar los resultados, y poder medir el desempeño durante la etapa de pre-producción.

Comparto este patrón creado por George T. Dorian, que se basa en un modelo que define unos objetivos inteligentes, posibles y eficaces y aunque es más utilizado en social media, también podemos utilizarlo como guía a la hora de delimitar los objetivos de nuestro evento.

Objetivos SMART

Deben ser:

Específicos: Deben ser lo más delimitados posibles y han de estar acordes con ese evento en específico, responden a la pregunta ¿qué queremos conseguir?

Medibles: Lo que no se puede medir no vale, nos tienen que proporcionar un valor numérico, es decir, los KPIs. Este objetivo responde a la pregunta de ¿cuánto? y es donde debemos plasmar cuestiones como: ¿cuantos participantes requiero para que el evento sea costo-eficiente? ¿Qué Puntuación Neta de Promotores (NPS) deseo al final de evento por parte de los participantes? ¿Cuántas veces se ha mencionado mi evento en las redes sociales y en los medios de comunicación? entre otros.

Alcanzables, realizables, es decir, es importante que no haya que armar una cruzada para intentar alcanzar objetivos exagerados, lo razonable y lógico prima, nuestros objetivos tienen que ser ambiciosos pero acordes con la situación externa e interna de la compañía.

Reales tenemos que poder alcanzarlos, como decíamos en el punto anterior con los recursos materiales y humanos con los que cuente nuestra empresa.

Que se cumplan en un determinado periodo de tiempo, tenemos que ajustar los objetivos a cumplir a un periodo, con el fin de poder pivotarlos o desecharlos si no se alcanzan. En los eventos generalmente se establecen objetivos a corto y mediano plazo, y es más fácil visualizar los indicadores de desempeño.

Recursos clave

Los recursos claves pueden ser físicos, económicos, intelectuales o humanos. Dependiendo del tipo de evento el organizador requerirá ayuda interna o externa, deberá contar con socios claves para desarrollar el evento, por ejemplo en eventos de formación necesitamos un consultor con experiencia que pueda producir e impartir el material del programa.

En este acápite debemos preguntarnos cuestiones claves como son:

1. ¿Qué tipo de recursos requiero para este evento y su montaje?
2. ¿Cuento con las instalaciones para realizarlo o debo rentar?
3. ¿Necesitaré una flota externa de vehículos?
4. ¿Cuento con el capital humano para gestionar todas las áreas del evento?
5. ¿Poseo el musculo financiero para montar este evento o debo solicitar financiamiento? o buscarme un socio estratégico que pueda sostener el evento?
6. ¿Qué tipo de recursos requiero para llegar a los clientes internos o externos?
7. Requiere mi evento de un montaje especial, asiste público con necesidades específicas, debo adecuar el montaje del evento a ellos? Necesito elaboración a medida del escenario o me sirven los que el proveedor me ofrece?
8. Requiero diferentes tipos de montajes dentro del recinto, de acuerdo al tipo de público esperado?

Presupuesto

El presupuesto es una herramienta que le permite saber cuáles son sus ingresos y gastos en un tiempo determinado, conocer cuánto puede destinar al ahorro para el cumplimiento de sus metas planteadas, identificar en qué está gastando su dinero, cuánto necesita para cubrir sus necesidades, determinar en qué está gastando de más y tomar medidas cuando se requiera hacer un recorte de gastos.

Fuente: Orqudeatech

Podemos dividir las partidas del presupuesto en:

Costos Fijos

Los costos fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes que lleguen al evento, esto es:

• Producción pre-evento, gastos de personal designado y papelería.
• Difusión, promoción del evento, publicidad y rueda de prensa.
• Diseño, impresión y costo de envío de invitaciones.
• Locación, el lugar dónde se hará el evento.
• Área  y servicio de estacionamiento.
• Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video.
• Viáticos, transporte y alojamiento de oradores e invitados especiales.
• Actos protocolares de apertura y cierre del evento.
• Traductores si fuera necesario.
• Sistema de inscripción y acreditación.
• Contratación de show o actividades, extra al evento.
• Cobertura de seguro de equipamiento y personal.
• Honorarios de servicios profesionales, contadores, abogados, arquitectos, etc.
• Servicio de fletes, transporte, montaje y desmontaje.

Costos Variables

Los costos variables están determinados por la cantidad de asistentes o invitados, entre ellos:

• Material de acreditación, credenciales, programas, folletería, regalos o souvenirs, diplomas, etc.
• Servicio de Catering, coffee breaks, almuerzos, cenas.
• Personal temporal.
• Estacionamiento.
• Computadoras y mobiliario.
• Gastos bancarios.
• Personal de seguridad y limpieza

Esta lista de costos puede variar según el tipo de eventos, hemos mencionado los más comunes. Una vez definidos los centros de coste, nos hacemos algunas preguntas claves:

1. ¿Cuáles serán mis fuentes de ingresos?
2. ¿Cómo voy a distribuirlos?
3. ¿Cuáles de mis actividades requiere mayor inversión?
4. ¿Cuáles son los costes más importantes inherentes al evento?

Socios claves

Al momento de crear y producir un evento requerimos alianzas estratégicas internas y externas o ambas, dependiendo del tipo de evento que estaremos realizando. Estas asociaciones se llevan a cabo con diferentes objetivos, como pueden ser: optimizar el evento, reducir riesgos, adquirir recursos, tener acceso a tecnología, etc.

Las preguntas básicas en este renglón son:

1. ¿Qué tipo de asociaciones clave necesito?
2. ¿Están dentro de mi lista de stakeholders?
3. ¿Qué tipo de recursos podré obtener a través de esta alianza?
4. ¿Quiénes son nuestros proveedores claves para este evento?

Pondremos especial interés en la relación con los proveedores, porque aquí debemos definir el tipo de proveedor necesario, los requerimientos para cada uno, además de asignar responsable dentro del equipo para que lo gestione.

Marketing de eventos

El marketing de eventos es una estrategia versátil e increíblemente efectiva que genera valor a largo plazo en las relaciones con clientes y socios por igual. Ya hemos establecido que existen dos tipos de eventos: internos y externos, pues el tipo de  publicidad y promoción que realizaremos para conectar y atraer dependerá del público al que esté dirigido el evento.

Cuando organizamos un evento interno utilizamos las herramientas internas de comunicación de la empresa (email, reuniones departamentales, incluso redes sociales), el evento puede estar dirigido a un departamento específico, por ejemplo la convención anual de ventas, o por el contrario a toda la empresa como es la fiesta de navidad. Ambas modalidades son interesantes y debe existir un protocolo interno para la comunicación del mismo, es decir, se debe realizar invitación formal al colaborador, especificando fecha, hora y lugar de la actividad, informar si será fuera o dentro del recinto de la compañía, los aspectos logísticos, entre otros.

En cambio cuando realizamos el marketing de un evento externo, debemos definir la estrategia basándonos en los elementos definidos previamente en el brief, pero sobretodo haciendo hincapié en la audiencia a la que va dirigida el evento. Nuestra estrategia de marketing debe ir generada partiendo de los canales de comunicación donde puedo ubicar esos perfiles, si son clientes tendré la forma de comunicarme directamente con ellos, pero si quiero atraer a un público nuevo enfocaré los esfuerzos en desarrollar estrategias y tácticas para llegar de manera directa e iniciar la relación con el cliente, para que de esta manera pueda interesarse en mi evento, guiarlo por el embudo de ventas hasta que decida participar en el mismo.

Saber cuáles son los recursos destinados a este acápite dentro del presupuesto es de vital importancia, ya que esa será mi guía para poder definir las acciones de marketing a llevar a cabo, es decir, en el presupuesto debo tener definido los montos para estas actividades y sabiendo cuales son mis posibilidades decido el tipo de medio a utilizar. Hoy día muchos eventos se realizan con publicidad puramente online, ya que es un medio donde podemos con una inversión modesta, llegar a una gran audiencia.

Tanto interno como externo es importante definir la línea grafica del evento, la misma debe trasmitir la esencia del evento y que los posibles participantes  puedan identificar características del evento en el diseño, esta línea gráfica debe utilizarse en toda la comunicación del evento.

Preguntas a realizarnos en este punto:

1. ¿Cómo construiré la audiencia que participará en este evento?
2. Medios digitales, tradicionales o blended.
3. ¿A través de que canales llegaré a mi audiencia, será orgánico o pagaré publicidad, realizaré alianzas estratégicas con medios?
4. Tipo de material para promocionar el evento

Podemos utilizar estrategoas y medios tradicionales para promocionarnos tales como: Media tour, publicación en revistas especializadas, vallas publicitarias, etc.

Medios online: Pagina web, landing page, webinars o píldoras sobre los temas de evento, Meet up con speakers, artistas, live, crear el evento en Facebook, Facebook ads, google ads, etc.

La tecnología en tu evento

La tecnología permite que el organizador integre las operaciones al conectarse con impresoras, usar códigos QR y enviar entradas por correo electrónico a los participantes, recibir pagos o confirmaciones en línea, entre otras cosas. Lo ideal es utilizar aquella o aquellas que puedan agregar más valor tanto a mi como organizador, como al usuario, es decir, que si mi audiencia no está familiarizada con cierta herramienta, deberé asegurarme que el uso de la misma sea bastante amigable a la hora de adoptarla.

¿Cuáles herramientas puedo utilizar para organizar eventos?

Existe un gran número de herramientas, en su mayoría tienen una versión gratuita y luego de probarlas decides si quieres o necesitas utilizar la versión de pago, eso dependerá del número de usuarios que necesites.

1. Monitorización de eventos

Socialmention: Herramienta gratuita que te permitirá monitorizar lo que se está diciendo de ti en redes sociales y en internet. Te permite descubrir las palabras clave y hashtags que tus usuarios asocian a tu marca. brandmentions.com/socialmention/

2. Organización de concursos para eventos

Easypromos: Esta herramienta te permitirá crear cualquier tipo de concurso en redes sociales y generar leads cualificados y segmentados. Tiene coste.  easypromosapp.com/

3. Gestión de redes sociales

Hootsuite: Herramienta con un plan gratuito que te ayudará a gestionar tus redes sociales de forma agrupada en una sola plataforma. Además, una de sus grandes ventajas es que te permitirá programar con antelación tus posts y controlar las interacciones de tus seguidores. hootsuite.com

4. Interacción de tu público con tu evento

Yarr TV: Haz que tus seguidores interactúen en tu evento a través de twitter con pantallas que muestran el seguimiento en directo de una cuenta, hashtag o temática. https://www.yarr.tv/

5. Comunicación con tus usuarios

MailChimp: Te permitirá hacer envíos sobre tu base de datos de usuarios. Dispone de opciones para realizar una integración con la página de Facebook de tu evento o un blog en WordPress mailchimp.com/

6. Gestión de los datos de los asistentes

Summa CRM: Si necesitas hacer un seguimiento a clientes potenciales y el presupuesto para ello no es muy elevado, este CRM puede ayudarte. sumacrm.com/

7. Organización de tareas

Todoist: Esta herramienta te permitirá organizar y programar todas las tareas necesarias para organizar tus eventos. Desde tu teléfono móvil o tu ordenador tienes acceso a todas las tareas que tengas que realizar. todoist.com/

8. Planificación de proyectos

Basecamp: Esta herramienta te permitirá organizar tus proyectos y asignar y planificar todas las tareas e hitos que estén implicados en el evento. Te permite incluir a los componentes de tu equipo y realizar llamadas con ellos. basecamp.com/

Otra buena alternativa puede ser MS Project, el programa de Office dedicado a la planificación de tareas. projectmanager.com

9. Facturación y contabilidad

Debitoor: Esta herramienta te permite, por muy poco dinero, poder gestionar tú mismo la facturación y la contabilidad de los trabajos necesarios para sacar adelante tu evento. debitoor.com/

10. Control de accesos a tu evento

Eventbrite Organizador: En Eventbrite existe la aplicación Eventbrite Organizador, que te permite hacer gestiones tan diversas como ver las ventas de entradas de tu evento, crear invitaciones, hacer algunas modificaciones en los eventos y realizar el control de accesos.

Wooclap. Esta herramienta te permitirá organizar cursos, talleres o charlas con un toque dinámico que mantendrá a tus asistentes implicados. ¿Cómo lo consigue? Con la ayuda de encuestas y preguntas en vivo que hacen de Wooclap una herramienta interactiva para convertir tus eventos profesionales en una cita entretenida. wooclap.com/

Actividades post-evento

Es digamos la última parte del evento o mejor dicho cerramos esa actividad, solemos hacer la evaluación del desempeño, enviar los agradecimientos de lugar, pedir retroalimentación a los participantes, realizar los pagos pendientes, evaluar a los suplidores, celebración interna del equipo. Poner en marcha los pasos post evento definidos en la etapa de ideación.

Perfil facilitadora – Anabel Ferreiras Quiroz

Co-fundadora Quifer Consultores, co-creadora Congreso MADI, MADI Workshops,  BrandingWeekRD y Congreso de Marca Personal Online.

Ha desarrollado su carrera a nivel nacional e internacional en marketing y gestión de proyectos en el sector ONG, en organizaciones como Asociación Protect, MUDE, Coca-Cola, Terra Networks, Crown Relocations, Grupo Inca, entre otras. Actualmente es Directora de Quifer Consultores, empresa dedicada a la Consultoría, Formación y acompañamiento de PYMES y emprendedores.

Libros y blogs recomendados:

• Como Organizar eventos con Éxito de Rosario Jijena Sanchez
• Eventos de Empresa – El poder de la comunicación en vivo- de Raimond Torrents Fernández
• El blog del Centro Europeo de Posgrados: ceupe.com/blog.html
• El blog de Event brite: eventbrite.com.ar/blog/
• El blog de InboundCycle: inboundcycle.com/blog-de-inbound-marketing
• El blog de Puro Marketing: puromarketing.com

FUENTES UTILIZADAS EN LA INVESTIGACION

1. Blog del Instituto Mediterráneo de Estudios de Protocolo (IMEP) [en línea]. ¿Qué es un evento y cómo se puede clasificar? Noviembre 20 de 2018. [consulta: 14 de mayo de 2020]. Disponible en https://www.protocoloimep.com/articulos/que-es-un-evento-y-clasificacion/
2. Blog de Divulgación dinámica. Empresa de Formación y Producción Educativa [en línea]. Tipos de eventos: definiciones y clasificación, octubre 4 de 2019. consulta: 14 de mayo de 2020]. Disponible en https://www.divulgaciondinamica.es/blog/tipos-de-eventos-definiciones-y-clasificacion/
3. Blog de Mac Guffin, Agencia de Eventos y Comunicación [en línea]. La importancia de la logística en un evento [consulta: 14 de mayo de 2020]. Disponible en https://www.macguffin.es/blog/la-importancia-de-la-log%C3%ADstica-en-un-evento
4. Blog de EventBrite, Plataforma web de gestión de eventos y venta de entradas [en línea].  Ideas, tipos y formatos de eventos, Junio 5 de 2019 [consulta: 14, 15 y 16 de mayo de 2020]. Disponible en https://www.eventbrite.es/blog/tipos-formatos-eventos/
5. Blog CEUPE. Centro Europeo de Postgrados [en línea].  ¿Cómo se organiza un evento? evento [consulta: 15 de mayo de 2020]. Disponible en https://www.ceupe.com/blog/como-se-organiza-un-evento.html
6. Blog de Natinnova. Proyectos Integrales para la Comunicación [En línea]. 6 tipos de eventos presenciales que se pueden realizar vía streaming, marzo 11 de 2020. [consulta: 15 de mayo de
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8. Blog de In Eventos, Empresa organizadora de Eventos [en línea].  Logística en la Organización de Eventos. [consulta: 15 de mayo de 2020]. Disponible en https://www.ineventos.com/es-fl/blog/logistica-eventos.aspx
9. Blog de Convention Meetings.  Agencia de viajes especializada en organización de eventos. [En línea]. Montajes para congresos y convenciones, agosto 17 de 2019. [consulta: 16 de mayo de 2020]. Disponible en https://convention-meetings.com/blog/eventos-exitosos/montajes-congresos-y-convenciones.php
10. Euroforum Digital.  Formación y & Eventos corporativos. [En línea]. Organizar eventos online: todo lo que debes saber, diciembre 23 de 2019. [Consulta: 16 de mayo de 2020]. Disponible en https://www.euroforum.es/blog/organizar-eventos-online-todo-lo-que-debes-saber/
11. CABAÑAS, Sanshiro. Aloja Creativos. [en línea]. Marketing para eventos [consulta: 17 de mayo de 2020]. Disponible en  https://www.alohacreativos.com/blog/marketing-para-eventos
12. DEVTEAM. Blog de Orquídea Technology Group [en línea].¿Cómo medir el ROI de tu evento? – Parte I, Octubre 17 de 2017. [Consulta: 17 de mayo de 2020]. Disponible en https://orquideatech.com/como-medir-el-roi-en-los-eventos-parte-i/
13. Blog de Atlanta. Travel & Corporate events consultant [En línea]. Ventajas que aporta a su empresa realizar un evento presencial, enero 11 de 2016. [consulta: 18 de mayo de 2020]. Disponible en https://www.atlanta.es/3-ventajas-aporta-empresa-realizar-evento-presencial/
14. Ángel M. Calero. Blog de Ángel Calero [En línea]. Tipos de Montaje en salas de reuniones. Febrero 19 de 2018 [consulta: 18 de mayo de 2020]. Disponible en https://angelcalero.com/2018/02/19/tipos-de-montaje-en-salas-de-reuniones/
15. Blog de Muelle 21 Sevilla. Restaurante & Eventos [En línea]. Tipos de montajes en salones para eventos, marzo 1° de 2018. [consulta: 18 de mayo de 2020]. Disponible en https://muelle21sevilla.com/tipos-montajes-salones-eventos/
16. Saber más Ser más. Blog de ASOBANCARIA [En línea]. Para qué sirve un presupuesto. [consulta: 19 de mayo de 2020]. Disponible en https://www.sabermassermas.com/para-que-sirve-un-presupuesto-2/
17. Amalia Ressia. Universidad Tecnológica Nacional Argentina [En línea]. Tipos de montaje de salones. septiembre 17 de 2009. [consulta: 19 de mayo de 2020]. Disponible en https://www.utntyh.com/montaje-de-salones-y-montaje-de-mesa-formal/
18. Osterwalder, A. & Pigneur, Y. (2011), Generación de modelos de negocios, Barcelona, España. Grupo Planeta.