Plan de negocios conceptos básicos para nuevos emprendimientos

Houston Ramos & Co

Introducción.

El objetivo de este documento es proveer al lector de una herramienta de fácil lectura que le permita de forma rápida tener una idea clara de la ruta a desarrollar para dar preparación formal a su emprendimiento. Para esto, utilizaremos un tono reflexivo y narrativo; y evitaremos aspectos muy técnicos que podrían encontrar en cientos de páginas webs sobre planes de negocios.

 

  1. ¿Por qué un plan de negocios?

Cuando iniciamos un proyecto lo hacemos sin fecha de cierre, el propósito natural de todo emprendedor, es querer llevarlo a una etapa cada vez superior. Inicia con una idea, luego pasa a ser un emprendimiento hasta consolidar una empresa. Para cada etapa el emprendedor necesita organizar una serie de recursos que debe poner en perfecta sincronía que éste resulte en el logro del objetivo buscado.

En cada una de estas etapas: idea, proyecto, emprendimiento, empresa, si queremos crecer, vamos a necesitar conversar con diferentes públicos de interés, que dependerá de las necesidades del momento. Por ejemplo, regularmente cuando tenemos nuestra primera idea de negocios, generalmente el acercamiento que tenemos es con familiares y/o amigos a los cuales les solicitamos apoyo, esto se nos da fácil por razones de cercanía, tiempo para escuchar y confianza, pero no así cuando nos acercamos a un inversionista, banco o impuestos internos.

Visto esto, podemos decir que necesitamos un plan de negocios por que es la herramienta que permite llevar el registro histórico del negocio, pero además es una idea clara de corto, medio y largo plazo de la empresa cuyo informacion facilita la comunicación entre  los distintos públicos con los cuales  mi negocio tiene o espera relacionarse.

Dada la versatilidad y la amplitud de un plan de negocios, el público objetivo puede variar en función de las necesidades que en la actualidad se encuentra el emprendimiento. Esta audiencia se puede encontrar tanto dentro de la empresa como fuera de ella. Los públicos objetivos más regulares son:

  1. Fundadores y dueños del negocio
  2. Familiares y amigos
  3. Ejecutivos y/o empleados
  4. Bancos
  5. Inversores
  6. accionistas
  7. Organismos o autoridades públicas

En esta primera etapa notaran que hacemos referencia al cliente como público de interés, pues un plan de negocios es una herramienta de tipo interno que al tener información relevante del proyecto, debe administrarse de forma inteligente y con ciertos niveles de confidencialidad. Otro aspecto que no fue mencionado y que suele confundir a los nuevos emprendedores, es la constitución legal de la compañía con el plan de empresa, pues son aspectos distintos que no necesariamente se relacionan entre sí.

 

  1. ¿Cuándo empezar mi Plan de Negocios?

Mientras más temprano mejor. En principio no sabrás que hacer, pero lo importante es empezar y avanzar hasta donde puedas. Un plan es un documento vivo igual que tu emprendimiento. Si tu emprendimiento se mueve tu plan también; no es letra tallada en piedra. Lo ideal es que desde que llegan las primeras ideas en tu mente, te apresures a escribir. La ventaja de esto, es que permitirá como emprendedor conceptualizar y registrar todo cuando llega a su mente y de esta forma prepararse para comunicar mejor el problema que quiere atender tu idea.

No se espera que el emprendedor lleve un tecnicismo u orden lógico de lo que quiere hacer y esto es propiamente natural. Lo que si se necesita es que en la medida que vas avanzando con tu emprendimiento, vayas construyendo el plan de negocios, pero en definitiva, hay un aspecto que no puede ser ignorado a la hora de trabajar el plan y es haber realizado el proceso de validación de la idea.

El proceso de validación de la idea consiste en poner en el menor tiempo posible la solución que estás dando, en las manos de tu cliente potencial, al menor costo. Este proceso ayuda a legitimar los supuestos con los que vas a construir el modelo de negocios que luego evaluará el inversionista o entidad financiera que va a participar en tu emprendimiento.

 

  1. Herramientas que debo manejar para desarrollar mi plan de negocios

Todos podemos emprender, pero siempre que logres desarrollar habilidades técnicas y blandas que ayuden a tu negocio, tus niveles de exito se incrementaran. Un plan de negocios considera todos los aspectos funcionales de la empresa: Finanzas, ventas, comunicación y marketing, logística, recursos humanos, impuestos, o contabilidad de todo debes manejar conceptos básicos, por que de una u otra van a impactar tu negocio. Ojo, no tienes que saber todo, pero sí entender en que etapa lo vas a necesitar y de cuantos y cuales recursos debes disponer. Lo que respecta a las blandas debes desarrollar  empatía, capacidad de escucha, trabajar en equipo ampliar relaciones. Diría que son las más importantes.

Un emprendedor es también el principal vendedor de su negocio, por tanto debe poder manejar bien los aspectos relevantes del mismo, comunicar de forma efectiva apoyándose en las nuevas tecnologías de la información como son las plataformas de presentación, así como un buen dominio de las  redes sociales,

 

  1. ¿Cuando debo constituir mi empresa?

Dependerá de la realidad de cada emprendedor, pero la experiencia dice que en las primeras etapas del emprendimiento, no sabemos quienes serán nuestros socios, ni el nombre del producto o servicio. También, es muy probable que la idea inicial no se parezca en nada a la final y entonces habrás terminado constituyendo una compañía con un objeto distinto, con socios que no son socios. En fin, un problema innecesario.

La recomendación que hacemos aquí, es que des este paso una vez ya hayas validado la propuesta de valor. Otra recomendación es, que constituyan un vehículo independiente del servicio o producto a desarrollar. Por ejemplo, yo tengo una empresa constituida que es mi vehículo legal, para participar en la constitución de otras empresas, asi, si esta la nueva empresa formada con otros socios cambia o no funciona, esta no afecta mi vehículo base.

 

  1. ¿Qué estructura debe tener mi plan de negocios?

Desarrollar un plan de negocios es menos complicado de lo que parece y el portal Entrepreneur lo explica muy bien. Si bien cada proyecto es diferente, todo parte de tener una idea y materializarla por escrito con base en cinco puntos básicos:

  1. Estructura ideológica. Incluye el nombre de la empresa, así como la misión, visión, valores y una descripción de las ventajas competitivas del negocio
  2. Estructura del entorno. Se fundamenta en un análisis de las fortalezas y debilidades de la empresa, así como del comportamiento del sector en el que se desarrolla, tendencias del mercado, competencia y clientes potenciales
  3. Estructura mecánica. Aquí se enlistan las estrategias de distribución, ventas, mercadotecnia y publicidad, es decir, qué acciones hay que ejecutar para lograr el éxito de la idea de negocios.
  4. Estructura financiera. Este punto es esencial pues pone a prueba –con base en cálculos y proyecciones de escenarios– la viabilidad de la idea, hablando en términos económicos, y si generará un margen de utilidad atractivo.
  5. Recursos humanos. Ayuda a definir cada uno de los puestos de trabajo que se deben cubrir y determina los derechos y obligaciones de cada uno de los miembros que integran la organización. No importa si estás arrancando tú solo, esto será tu base para asegurar el crecimiento de tu empresa.[1]

Como mencionamos al inicio de este documento estos aspectos técnicos son fáciles de encontrar en muchas web e, e-books y con paciencia y algo de guía como la que pretende este documento puede apoyarte.

 

  1. Enamórate del problema no de la idea.

Seguro que ya has escuchado de esto, pero la realidad es que me encuentro con esta situación a diario cuando apoyamos a emprendedores. En un proyecto es más importante el problema a atender que la solución. Esto es así porque generalmente el problema es más consistente que la forma en como es  resuelto.

No estamos planteando que la idea no es importante, sino abriendo la posibilidad de que durante el proceso de validación o la elaboración del plan encuentres formas diferentes de abordar el problema y que pienses que luego de tanto tiempo imaginando la solución, pero esta no es viable por diversos factores como por ejemplo: el mercado no está listo, el tiempo o una inversión muy riesgosa por un retorno muy bajo. No debemos temer a cambiar la solución, sino encontrar nuevos motores de motivación para impulsar nuestro plan.

 

  1. Un plan de negocios innovador.

Como emprendedor la innovación es lo que te mantendrá vivo a ti y al modelo de negocios de tu plan y no me refiero a la innovación como la cosa técnica, sino a la actitud misma para enfrentar los desafíos. Existe el mito de que la innovación es una cosa única que se da por arte de magia o  que te alcanza mientras descansas debajo de algún árbol, no.

La innovación te encontrará trabajando en tu plan, viendo los datos, experimentando tu modelo, entendiendo las expectativas de tu cliente, sus aspiraciones y los cambios en el mercado. Es en el campo de batalla donde vas a encontrarte con la innovación. No es algo nuevo, no es algo mágico, es encontrar dentro de tu contexto nuevas formas de hacer las cosas.

Las cuatros características que en mi opinión definen un plan de negocio innovador.

  1. Considera tendencias de la industria
  2. Nuevas formas de comercialización
  3. Estrategia de control de gastos y costos
  4. El retorno está del proyecto está por encima del lasas de interés internacionales.

El punto cuatro se refiere al costo de oportunidad que significa lo siguiente. Si un inversionista coloca US$ 100 mil dólares en tu emprendimiento, el rendimiento o retorno debe ser superior a si este colocará este dinero en el Banco Central o la bolsa de valores, donde tendría menos riesgos y menor esfuerzo. Esto es lo que se en el mundo de las finanzas se conoce como generación de valor económico.

Nota que no me he referido a la idea o problema, puede que tu idea sea se igual a muchas otras, pero la forma de abordarla sea lo realmente diferente. Puede que el modelo de negocios sea el mismo, pero la forma de controlar los costos y gastos sean diferentes e innovadores.

 

  1. Recomendaciones finales

El momento eureka, que es cuando llega a ti una idea, el primer impulso es ir a contarlo a alguien, pero antes de esto, debería poder haber documentado nuestra idea, pero es ahí donde inicia nuestro plan de negocios. Posteriormente, buscaras equipo y para esto deberás establecer funciones, objetivos, clientes y recursos que vas a utilizar para dar paso a la ejecución de la misma.

Esta información debe estar documentada previamente, pero además, vas a necesitar validar tu producto o servicio en el mercado, por tanto debe establecer con claridad el cliente al que vas a dirigirte, a esto sumale que debe identificar el lugar donde vas a operar, gastos fijos, gasto variables, estrategia de comunicación y así todo lo que implica poner en marcha un negocio, pues bien, cada paso, cada aprendizaje debe ser documentado.

Una recomendación que siempre les hago a mis amigos y clientes que buscan emprender, es leer “Emprende” una guia para ciudadanos de a pie”[2]    del empresario dominicano de tecnología, Arturo Lopez. En su guia López Valerio hace unas breves recomendaciones para la elaboración de tu plan de negocios que voy a citar aquí –

  • Siempre que puedas, utiliza una palabra en lugar de tres
  • Evita vocabulario técnico. Es importante que todo el mundo lo pueda entender. Por esto es fundamental establecer una historia que vincule tu plan.

Aquí abro un paréntesis. Esto es muy importante al momento de presentarle a inversionistas o cualquier persona que necesites entre al negocio, este es un punto que debes fortalecer; no debes dejar de lado la parte humana tanto en la solución del problema como la historia que te mueve a solucionarlo.

  • A veces un mensaje se transmite mejor a través de gráficos y diagramas, en lugar de tablas llenas de números. Recuerda que estás haciendo un plan, no una publicación para instagram.
  • Incluye argumentos relevantes, breves y reveladores. Esto se refiere a ejemplos comparaciones.

Debes ayudar al lector a imaginar la situación. Un ejemplo figurativo: no es lo mismo decir que debido al Covid-19 el consumo de agua se ha duplicado en una semana en el Distrito Nacional, ha decir que, el aumento del consumo de agua de esta semana a causa del Covid-19, representa un año de suministro para las familias del Distrito Nacional.

  • El espacio en blanco es un buen amigo, equilibra por que los textos densos son poco atractivos y difíciles de entender. Utiliza un formato homogéneo.
  • Si no diseñas, permite a un profesional que seleccione la tipografía, paginación, títulos, espaciado y marca.
  • Debes plantearte también el cómo vas a vender tu plan.

Como puedes ver en este libro podrás encontrar desde motivaciones para emprender, hasta la relación que debes llevar con el banco y el toque humano que debe tener tu plan.

 

[1] «Tu Plan de Negocios paso a paso – Entrepreneur.» https://www.entrepreneur.com/article/269219. Fecha de acceso 16 may.. 2020.

[2] «#Emprende: una guía para ciudadanos de a pie.» https://books.arturolopezvalerio.com/. Fecha de acceso 18 may.. 2020.

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