Cómo implementar una estrategia de paperless en mi empresa

mayo 29, 2019 | Tecnología

Paperless es un concepto innovador que invita a trabajar sin papel en las oficinas, creado por la compañía Paperless en Chile en 2002, con la finalidad de digitalizar los documentos de las empresas, trabajando en el proceso de clean technology para reducir la huella de carbono en el planeta.

En la actualidad el sector empresarial invierte en la transformación de su negocio a la era digital, no obstante, continúa invirtiendo en el uso y almacenamiento de papeles, por lo tanto es importante que los empresarios comprendan que la reducción del uso de documentos físicos implica una mejora en el tiempo que se requiere para organizar, clasificar, almacenar y transportar archivos.

Sin embargo, pese a la resistencia a implementar este concepto, cabe resaltar que una de las áreas más beneficiadas en el uso de paperless es de facturación, al ser uno de los departamentos que más papel genera, la facturación electrónica ha sido acogida rápidamente en el sector comercial.

Beneficios de paperless en la pyme

La implementación de paperless en la pequeña y mediana empresa trae consigo grandes beneficios:

–  Al digitalizar los documentos será mucho más fácil encontrar, almacenar y compartir cualquier archivo, desde cualquier lugar.

–  Agiliza la automatización de los procesos, permitiendo mejorar el flujo de trabajo gracias a la facilidad de acceder a los documentos de manera inmediata y lograr identificar qué tareas hay inconclusas.

Aumento en la productividad del personal de la oficina, pues ya no tienen que invertir tiempo en imprimir, fotocopiar y almacenar documentos, sin mencionar el tiempo que requiere la pérdida de archivos que se pueden traspapelar.

– La implementación de paperless en la empresa contribuye con la reducción de costos en compra de papeles y en mobiliario de almacenamiento, mientras promueve el concepto de empresa eco amigable.

– En el caso de la pequeña y mediana empresa tener una oficina sin papeles la puede llevar a no necesitar espacios grandes y disminuir costos de alquiler.

¿Cómo implementar una estrategia de paperless?

Si estás interesado en implementar la estrategia de paperless con éxito en tu negocio te compartimos los siguientes pasos:

  1.    Organizar y digitalizar: para iniciar en este proceso empieza por organizar todos los documentos de la empresa por área para luego digitalizarlos, es imprescindible para el éxito en este paso que los miembros de la organización estén involucrados y comprometidos con el proceso.
  1.    Elige un software: a parte de la empresa paperless, existen diferentes programas de gestión de documentos electrónicos, antes de elegir es importante estudiar y seleccionar el que más se adecue a las necesidades de la empresa.

Dentro de los softwares para la gestión de documentos se pueden encontrar Athento, OpenKM, SoftDoit y dataXport.

  1.    Comunica: tanto los empleados como los clientes de la empresa deben tener conocimiento de la implementación de esta estrategia y la importancia que tiene para el negocio, de esta manera lograrán adaptarse al cambio y apreciar los beneficios. 
  1.    Mantenimiento: luego de implementar el proceso de documentación electrónica en la empresa, es esencial mantener el sistema de digitalización y generar un cambio cultural en la organización.

El mundo empresarial se ha unido a crear y adoptar políticas que promuevan el cuidado del medio ambiente, y paperless es una respuesta al uso innecesario del papel, protegiendo así al mundo de la deforestación.

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