Las reuniones virtuales se han convertido en una solución estratégica de colaboración.
Según la especialista en asesoramiento profesional, Lisa McQuerrey, “las reuniones virtuales permiten el intercambio de información en muchos formatos diferentes y fomentan la entrada de varias fuentes”.
Para optimizarlas lo primero que recomendamos es que se establezcan reglas, de modo que se delimite la manera en que se tomarán las decisiones, cómo se abordará la resolución de conflictos, si se tendrá un mediador o si se harán confrontaciones directas.
En segundo lugar, la retroalimentación entre los miembros debe convertirse en una pieza clave a la hora de planear estas reuniones. Se debe identificar si los integrantes se sienten cómodos con las herramientas utilizadas, ya sea mediante el medio que se haya determinado para la realización de la reunión, audio, video o por escrito.
Debes tomar en cuenta también el manejo de las agendas para ser específicos con los temas a tratar, y evitar abordar temas innecesarios. Siempre procurando cumplir con los horarios establecidos.
Otro aspecto importante es la sensibilidad cultural, esto se refiere a que en algunas culturas las interrupciones no es algo mal visto, sin embargo, en otras es considerada como una falta de educación. En ocasiones las pausas y los silencios son faltas de educación, por lo que se hace pertinente tener claro estos puntos para que las idiosincrasias culturales no se conviertan en un obstáculo.
Otra recomendación es la designación de un moderador para promover la inclusión de todos. Además, se debe comprobar la funcionalidad de los equipos a utilizar antes que inicie la reunión para evitar demoras.
Establecer instrumentos para determinar si los integrantes están entendiendo lo que se plantea a través de estas tecnologías de información, para que al finalizar se la sesión, haya ocurrido un avance significativo y la reunión haya cumplido su objetivo, es otro punto a tomar en cuenta.
En conclusión, las reuniones virtuales son de gran utilidad y con posibilidades enormes.
