La gestión y administración de los documentos de la empresa de manera electrónica es un recurso que permite agilizar los procesos, invertir menos tiempo en búsqueda de archivos y reduce costos en papelería y por pérdida de documentos importantes.
Desde principios del 2000 se viene desarrollando el concepto de oficinas sin papel, paperless, con el objetivo de digitalizar los documentos de la empresa y disminuir la huella de carbono en el medio ambiente.
Para lograr la implementación de este concepto como estrategia dentro de las organizaciones, se han diseñado diferentes softwares que permitan el manejo, gestión y almacenamiento de documentos electrónicos, entre los cuales se destacan los siguientes:
Athento
Es una herramienta digital que permite, tanto a grandes compañías como a pymes, la gestión de sus documentos mediante un conjunto de módulos, desde la captura hasta el almacenamiento del archivo, facilitando la automatización de los procesos.
Athento ofrece diferentes planes para empresas en crecimiento como para compañías con mayor trayectoria, que se ajustan a sus necesidades, brindando al cliente probar de manera gratuita cualquiera de sus planes.
Cada plan incluye las funcionalidades básicas de Athento ECM (Enterprise Content Management), servicios de soporte en línea, backup diarios y la posibilidad de cambiar de plan a medida que tu empresa vaya creciendo.
OpenKM
Al igual que Athento este software de gestión facilita la automatización de las tareas, gestionando el contenido empresarial y optimizando el flujo de trabajo.
OpenKM se destaca por integrar todo lo básico en la gestión de documentos con el trabajo colaborativo, lo que incrementa la productividad laboral aumentando la disponibilidad de la información y seguridad en el almacenamiento y distribución de archivos.
LogicalDOC
Es un software de la categoría de código abierto, con un diseño novedoso, una interfaz intuitiva y de fácil uso, administrando los documentos empresariales desde la nube, lo que permite acceder a la información rápidamente, reduciendo tiempo y costos operativos, optimizando los recursos.
Gracias a sus características LogicalDOC es una herramienta digital para la pequeña y mediana empresa, donde el personal puede capturar información, compartirla, editarla y asegurar su almacenamiento.
iSkySoft PDF Editor 6
Este software es considerado uno de los mejores en cuanto a la gestión de documentos en PDF, por su multifuncionalidad permitiendo capturar, editar, compartir y almacenar de manera segura los archivos de la empresa.
Su plataforma está disponible tanto para ordenadores Microsoft como para Mac.
OpenDocMan
Al igual que LogicalDOC este software de gestión de documentos es de código abierto con una interfaz intuitiva que atrae a los usuarios, dentro de sus características se destaca el uso compartido de aplicaciones, la gestión del correo electrónico desde esta plataforma optimizando el flujo de trabajo.
OnlyOffice
Es una suite que integra varias aplicaciones para diseñar, editar y compartir documentos empresariales desde la nube.
OnlyOffice ofrece diferentes planes de acuerdo a las necesidades de la empresa, dentro de sus características se destaca su sistema de seguridad y encriptación en el almacenamiento de la información para disminuir el riesgo de ciberataques.
Puedes obtener una prueba gratis de su servicio por 30 días.
Microsoft SharePoint Online
Pertenece a la familia del paquete de Office 365 permitiendo gestionar los documentos empresariales para mejorar el trabajo en equipo e incrementar la productividad laboral de manera rápida y segura, permitiendo capturar, compartir y almacenar archivos.
Dropbox Business
Es una variante de Dropbox simplificando el trabajo colaborativo, con amplio almacenamiento donde cada miembro del equipo pueda editar y dar seguimiento de varias actividades. En sus 3 planes ofrece características avanzadas de funcionamiento y soporte en línea en tiempo real.
